اسکنر دستگاهی است که می‌توان به وسیله آن اسناد فیزیکی و کاغذی را به دیجیتالی تبدیل نمود. این دستگاه کار بایگانی انواع مختلفی از اسناد و تصاویر را در کامپیوتر میسر می‌کند. به همین دلیل اسکنرها در محیط‌های اداری جزو دستگاه‌های پرکاربرد می‌باشند. اگر قصد دارید برای اداره و یا محل کار خود اسکنر تهیه کنید مقاله راهنمای خرید بهترین اسکنر اداری می‌تواند به شما کمک نماید.
راهنمای خرید بهترین اسکنر اداری
قبل از تهیه اسکنر بهتر است نیازها و انتظارات خود را از این دستگاه مشخص کنید تا بتوانید از میان اسکنرهای مختلف موجود در بازار، مناسب‌ترین گزینه را انتخاب نمایید. در این راستا می‌توانید سؤالات زیر را از خود بپرسید.
قرار است چه چیزی را اسکن کنید؟
اسکنرها کارایی‌های مختلفی دارند برخی از آنها تنها قادر هستند اسناد کاغذی مانند کارت بانکی، کارت ویزیت و… را اسکن کنند و برخی دیگر مخصوص اسکن تصاویر و عکس‌ها می‌باشند. معمولاً برای کارهای اداری دستگاه‌هایی که اسناد کاغذی را اسکن می‌کنند مورد استفاده قرار می‌گیرند.
اسکنرها در دو نوع ساده و پیشرفته تولید می‌شوند. اگر می‌خواهید تعداد زیادی پرونده را در طول روز اسکن کنید حتماً یک اسکنر ساده تهیه کنید و درصورتی‌که نیاز به اسکن فاکتور، سوابق پزشکی، مدارک کارمندان، بارنامه و… دارید انتخاب نوع پیشرفته این دستگاه گزینه مناسب‌تری است.
حجم کاری روزانه خود را مشخص کنید
اگر قرار است در طول روز تعداد محدودی سند را اسکن نمایید یک اسکنر متوسط از لحاظ حجم کاری برای شما مناسب است. در غیر این صورت برای حجم کاری بالا، باید یک اسکنر قدرتمند تهیه نمایید.
آیا نیاز به فناوری OCR دارید؟
این فناوری این امکان را فراهم می‌کند تا داده‌های دیجیتالی شده توسط کاربران قابل‌ویرایش، جستجو و اشتراک‌گذاری باشند. به وسیله این تکنولوژی تصاویر اسکن شده به متن قابل خواندن توسط ماشین تبدیل می‌شوند.
ویژگی های بهترین اسکنر اداری
به چه رزولوشنی برای ذخیره داده‌ها نیاز دارید؟
اکثر اسکنرهای موجود در بازار دارای حداقل رزولوشن 600dpi هستند. همه اسناد متنی با این وضوح کاملاً قابل خواندن می‌باشند. اما آنچه مهم است فناوری پردازش تصاویر می‌باشد. به همین دلیل در ادامه مقاله راهنمای خرید بهترین اسکنر اداری برخی از موارد مهم را بررسی می کنیم:
- Deskew and auto-cropping: قابلیت صاف‌کردن اسناد کج و حذف حاشیه‌ها
- Auto-orientation: جهت‌یابی خودکار
- Color smoothing: صاف‌کردن رنگ
- Auto brightness: تنظیم روشنایی به‌صورت خودکار
- Streak removal: حذف شعاع نور
- Background color dropout: کنسل‌کردن رنگ پس‌زمینه
- Binarization: بهینه‌کردن رنگ‌های سیاه‌وسفید
- Photo segmentation: بخش‌بندی عکس‌ها
- Noise reduction: کاهش نویز
- Sharpening: واضح کردن تصاویر
به نحوه اتصال اسکنر به کامپیوتردقت کنید
اسکنرها معمولاً به وسیله یک کابل USB به کامپیوتر متصل می‌شوند. اما درصورتی‌که به دنبال دستگاهی هستید که بیش از یک کاربر بتواند به آن متصل شده و از آن استفاده نماید، مطمئن شوید که اسکنر، از قابلیت شبکه یا WIFI پشتیبانی می‌کند. این قابلیت همچنین امکان مدیریت اسناد اسکن شده از راه دور را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
سازگار بودن اسکنر با سیستم‌عامل‌های مختلف را بررسی کنید
تقریباً نرم‌افزار تمام اسکنرهای موجود در بازار با سیستم‌عامل ویندوز سازگار هستند. اما برخی از آنها با سیستم‌عامل مک به‌خوبی کار نمی‌کنند. بنابراین کاربران مک در هنگام خرید اسکنر به این موضوع توجه نمایند.
سرعت اسکنر در محیط اداری اهمیت دارد
سرعت اسکنر با تعداد صفحاتی که دستگاه می‌تواند در یک دقیقه اسکن کند سنجیده می‌شود. معمولاً دستگاه‌هایی که برای ادارات خریداری می‌شوند باید دارای سرعت بالایی باشند. واحد PPM نشان‌دهنده سرعت اسکنر است بنابراین این عدد هرچه بزرگ‌تر، بهتر.
بررسی قابلیت‌های دیگر اسکنرهای اداری
- قابلیت اتصال ابری: با این فناوری اسکنر می‌تواند تصاویر را در فضای ابری ذخیره نماید.
- پشتیبانی از تغذیه خودکار: AFD یا تغذیه خودکار قابلیتی است که توسط آن اسکنر تعدادی برگه را به همان ترتیبی که در ورودی دستگاه قرار داده شده است، به‌صورت خودکار اسکن می‌نماید و به کاربر تحویل می‌دهد. یعنی بدون نیاز به یکی‌یکی گذاشتن برگه‌ها در اسکنر، این کار باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود. در ادامه راهنمای خرید بهترین اسکنر اداری به بررسی مزیت اسکن دو رو می‌پردازیم.
- توانایی اسکن دو رو: در این اسکنرها هر دو طرف یک سند، بدون نیاز به دخالت دست یا برگرداندن کاغذ، به‌صورت خودکار اسکن می‌شود. این تکنولوژی باعث سریع‌تر انجام‌شدن کارها در محیط اداری می‌شود و از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند.
سخن آخر
در هنگام خرید اسکنر اداری بهتر است قبل از هر چیز نیازهای کاری خودتان را مشخص کنید و از متخصصان یک شرکت معتبر راهنمایی و مشاوره دریافت نمایید. در این راستا می‌توانید با شرکت ویراپردازان پدیدار تماس بگیرید.
پاسخ به دیدگاه